De aanvraag van een Nederlands octrooi verloopt via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), in het bijzonder Octrooicentrum Nederland, die optreedt als de nationale instantie die octrooien verleent. De huidige procedure is relatief snel en formeel van aard, omdat Nederland op dit moment nog een zogenoemd registratiesysteem kent zonder inhoudelijke toetsing op nieuwheid en inventiviteit voorafgaand aan verlening.
Let op!: Dit gaat in de nabije toekomst veranderen, omdat een nieuwe Rijksoctrooiwet in de maak is waarbij de octrooiaanvragen wel voorafgaand aan verlening worden getoetst.
Hieronder wordt de procedure stap voor stap toegelicht.
1. Opstellen van de aanvraag
Een octrooiaanvraag bestaat uit een ondertekend verzoek van de aanvrager om een octrooi, waarbij de gegevens van de aanvrager (dit kunnen meerdere natuurlijke en/of rechtspersonen zijn), en de gegevens van de uitvinder(s) (altijd natuurlijke personen) worden vermeld. Het verzoek geeft ook een keuze voor een onderzoek naar de stand van de techniek aan.
Bij het verzoek zit een geschreven document dat aan bepaalde vormvereisten moet voldoen en in ieder geval een titel en een beschrijving van de uitvinding omvat, gevolgd door zogenoemde conclusies (claims) die de beschermingsomvang van het octrooi zullen bepalen en daarom de uitvinding meestal in een brede vorm beschrijven. Het document moet de uitvinding zodanig beschrijven dat een vakman de uitvinding kan uitvoeren. Tekeningen kunnen optioneel worden toegevoegd ter verduidelijking van de uitvinding. Tot slot moet er een uittreksel van minimaal 50 tot max. 250 woorden in het document zitten dat een samenvatting van de beschrijving en conclusies geeft.
2. Indiening van de aanvraag
De aanvraag wordt ingediend bij Octrooicentrum Nederland. Dit kan digitaal of op papier. Behalve de hierboven vermelde gegevens kan daarbij optioneel nog een beroep op prioriteit worden verstrekt (bijvoorbeeld op basis van een eerdere buitenlandse aanvraag, conform het Verdrag van Parijs). Bij indiening dient tevens een proceduretaks te worden voldaan aan Octrooicentrum Nederland. Na indiening en betaling van de verschuldigde taks ontvangt de aanvrager een indieningsdatum, die cruciaal is voor de beoordeling van nieuwheid.
3. Nieuwheidsonderzoek
Voor een Nederlandse octrooiaanvraag is een nieuwheidsonderzoek vereist. Dit kan worden uitgevoerd door Octrooicentrum Nederland, het Europees Octrooibureau of een andere erkende instantie. Het resultaat is een nieuwheidsrapport met relevante stand van de techniek en een schriftelijke opinie over de octrooieerbaarheid. Dit rapport wordt doorgaans binnen enkele maanden na aanvraag opgesteld.
4. Publicatie van de aanvraag
De octrooiaanvraag wordt 18 maanden na de indieningsdatum gepubliceerd, of in het geval de prioriteit van een eerdere aanvrage geldig wordt ingeroepen 18 maanden vanaf de prioriteitsdatum. Vanaf dat moment wordt de inhoud van de octrooiaanvrage openbaar. De publicatie vindt plaats via het NL-octrooiregister en de octrooiaanvrage kan dan bijvoorbeeld middels databanken zoals Espacenet door iedereen worden gevonden.
5. Verlening van het octrooi
In tegenstelling tot veel andere landen vindt in Nederland geen inhoudelijke toetsing voorafgaand aan verlening plaats. Dit betekent dat het octrooi in principe tegelijkertijd met bovenvermelde publicatie wordt verleend ongeacht de uitkomst van het nieuwheidsonderzoek. De verlening vindt plaats nadat aan de formele vereisten is voldaan en het nieuwheidsrapport beschikbaar is.
6. Geldigheidsduur en instandhouding
Een Nederlands octrooi heeft een maximale looptijd van 20 jaar vanaf de indieningsdatum. Om het octrooi in stand te houden, moeten jaarlijks instandhoudingstaksen aan Octrooicentrum Nederland worden betaald beginnend vanaf het vierde jaar.
7. Handhaving en geldigheid
De geldigheid van een Nederlands octrooi kan worden aangevochten, bijvoorbeeld in een procedure bij de Rechtbank Den Haag, die gespecialiseerd is in octrooizaken. In een dergelijke procedure wordt alsnog beoordeeld of de uitvinding voldoet aan de vereisten van nieuwheid, inventiviteit en industriële toepasbaarheid.
8. Alternatieve routes
Naast een Nederlandse octrooiaanvraag zijn ook alternatieven mogelijk, zoals een Europese aanvraag via het Europees Octrooibureau, en/of een internationale aanvraag via het Octrooisamenwerkingsverdrag (Patent Cooperation Treaty, PCT). Directe nationale octrooiaanvragen in andere landen zijn ook mogelijk.
Eén of meer van deze routes kunnen interessant zijn wanneer bescherming in meerdere landen gewenst is.
Samenvattend
De Nederlandse octrooiaanvraagprocedure kenmerkt zich door snelheid en eenvoud, doordat verlening plaatsvindt zonder inhoudelijke toetsing. Dit maakt het systeem laagdrempelig, maar legt tegelijkertijd enige verantwoordelijkheid bij de aanvrager om de kwaliteit en afdwingbaarheid van het octrooi zelf in te schatten
Op de website van Octrooicentrum Nederland staat een samenvattend visueel stroomschema waar de NL aanvraagprocedure overzichtelijk wordt weergegeven.